Zo blijft jouw bedrijf óók tijdens de vakantieperiode goed bereikbaar

Met de vakantieperiode in zicht, willen we het belang van je bereikbaarheid benadrukken, zelfs wanneer jullie er even tussenuit zijn voor rust. Het is cruciaal voor jullie bedrijf om tijdens de vakantie bereikbaar te blijven voor klanten. Een doordachte planning, ondersteund door geautomatiseerde telefonische oplossingen en duidelijke communicatie, is hierbij essentieel. Als jullie moeite hebben om de klantenservice intern te bemannen, kan uitbesteding een oplossing zijn om de kwaliteit te handhaven.

Met deze strategieën kunnen jullie met een gerust hart van jullie vakantie genieten terwijl jullie het vertrouwen van klanten behouden en de bedrijfsvoering soepel houden. Voor verdere vragen of overleg staan we graag voor jullie klaar.

Laat de telefoon het werk doen

Een slimme toevoeging voor een soepele bedrijfsvoering tijdens de vakantieperiode is het instellen van geautomatiseerde telefonische beantwoording, voorzien van heldere instructies en alternatieve contactmogelijkheden. Laat bijvoorbeeld medewerkers die op vakantie zijn hun inkomende oproepen doorschakelen naar een collega, antwoordservice of voicemail. En als het bedrijf volledig dicht is, voeg dan een zelf opgenomen geluidsbestand toe als voicemail, waarin je klanten vriendelijk informeert over de tijdelijke sluiting vanwege vakantie. Geef daarin ook aan waar zijn met incidenten en urgente zaken terecht kunnen.

Door een doordachte planning, effectieve interne communicatie en geavanceerde telefonische oplossingen te combineren, zoals onze VoIP-systemen met uitgebreide functionaliteiten, kun je de bereikbaarheid van jouw bedrijf tijdens de vakantieperiode goed regelen.

Een persoonlijke meldtekst instellen

Een van de manieren om je klanten te voorzien van de juiste informatie, afhankelijk van de telefooncentrale die je als bedrijf hebt aangeschaft, is het instellen van een persoonlijke meldtekst. Met een meldtekst kun je op verschillende momenten (waaronder bijv. feestdagen) een speciale meldtekst instellen waarmee je je klant met een geluidsbestand kunt informeren. Houd er rekening mee dat de stappen voor het instellen of tijdelijk aanpassen van een meldtekst kunnen verschillen per telecomprovider, dus zorg ervoor dat je op tijd de juiste stappen neemt. Niemand houdt van last-minute stress, toch?

Zelf meldteksten inspreken met VoIP Plus en Alles-in-eén via Bouwend Nederland Telefonie

Met VoIP Plus en Alles-in-één via Bouwend Nederland heb je niet alleen de vrijheid om zelf een tijdelijke meldtekst in te spreken, maar ook om deze moeiteloos te activeren. Bij Bouwend Nederland Telefonie begrijpen we dat elk bedrijf uniek is, daarom staan onze adviseurs klaar om je te voorzien van persoonlijk advies. Of je nu op zoek bent naar een systeem dat perfect bij jouw bedrijf past of meer wilt weten over onze oplossingen, wij helpen je graag verder. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe we je kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van je communicatie.

Heldere communicatie is de sleutel

Goede communicatie tijdens vakantieperiodes is niet alleen een kwestie van gewoon goede service, maar ook van het behouden van het vertrouwen van je klanten. Door transparant te zijn en proactief te communiceren, laat je zien dat je de behoeften van je klanten serieus neemt en bereid bent om hen te ondersteunen, zelfs tijdens drukke of uitdagende tijden. Communiceer voor en tijdens de vakantieperiode actief via e-mail, social media en andere kanalen. Zorg ervoor dat belangrijke informatie zoals gewijzigde openingstijden of alternatieve contactmogelijkheden, tijdig én duidelijk worden gecommuniceerd. Door transparant te zijn over wat ze kunnen verwachten, voorkom voor je je klanten verrassingen en ongemakken.

Automatisch out-of-office antwoord

Tijdens afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege vakantie, maken velen gebruik van automatische out-of-office-antwoorden. Niet alleen handig voor ontvangers om te weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten, maar het is ook slim om te vermelden wie wél bereikbaar is.

Een opgesteld out-of-office bericht moet voldoen aan de schrijfstijl van het bedrijf voor een professionele uitstraling en duidelijke communicatie.

Is het hele bedrijf gesloten? Vergeet dan zeker niet een out-of-office in te stellen voor de algemene mailbox(en). Zo weten ontvangers dat het bedrijf op bepaalde dagen echt onbereikbaar is. Voor bedrijven die in noodgevallen bereikbaar moeten blijven, is het handig om klanten door te verwijzen naar bijvoorbeeld een noodnummer.

Uitbesteding van de klantenservice

Klantenservice vertegenwoordigt het gezicht van je bedrijf en is vaak de eerste lijn van contact met klanten. Tegenwoordig gaat het verder dan alleen telefoongesprekken; het omvat diverse vormen van klantinteractie. Maar wat als je intern geen oplossingen kunt vinden voor tijdelijke onderbezetting? Het inschakelen van tijdelijk personeel via een externe partij kan hierbij uitkomst bieden. Hiermee behoud je een hoog serviceniveau, zelfs wanneer je interne team met vakantie is. Externe klantenservice-experts beschikken doorgaans over de juiste tools, ervaring en training om klanten tevreden te houden. Bovendien zorgen ze ervoor dat klanten direct met een persoon kunnen spreken. Er zijn in Nederland diverse partijen beschikbaar die de uitbesteding van jouw klantenservice kunnen verzorgen.

Zelf in alle rust op vakantie

Kortom, het hebben van goede bereikbaarheid tijdens de vakantieperiode is van groot belang om de tevredenheid van je klanten te waarborgen. Met een doordachte planning, goede communicatie, technologische oplossingen en alternatieve contactkanalen kun je in alle rust op vakantie gaan. Door deze maatregelen te nemen, kun je de verwachtingen van je klanten overtreffen en het vertrouwen in je bedrijf versterken. Neem dus de tijd om deze tips toe te passen en geniet zelf ook van een welverdiende vakantie, wetende dat je bedrijf goed bereikbaar blijft.

En dan nu, tijd voor vakantie. We wensen je namens het hele team van Bouwend Nederland Telefonie een fijne zomer toe! In de zomermaanden zitten zij natuurlijk gewoon voor je klaar. Heb je hun hulp nodig of heb je vragen? Neem dan contact op met hun helpdesk via: 0348 49 50 41 of stuur een mail naar bouwendnederland@stn.nl.