Auto van de zaak

Bijtelling bestelbus

Als het gaat om bestelauto’s van de zaak die ook privé worden gebruikt, gelden in beginsel dezelfde regels als voor gewone personenauto’s. Dit betekent dat het privévoordeel in de belastingheffing moet worden betrokken. De waarde van dit privégebruik wordt vastgesteld op een percentage van de catalogusprijs van de bestelauto. Daarbij geldt dat naarmate de auto milieuvriendelijker is, dit percentage lager wordt. De uitkomst van dit product wordt bij het belastbaar inkomen geteld. De regeling wordt daarom ook wel de bijtelling genoemd.

Situaties zonder bijtelling

Er is een aantal mogelijkheden voor bestelauto's om aan bijtelling te ontkomen. 

• Als met een degelijke rittenadministratie kan worden aangetoond dat per jaar minder dan 500 privékilometers worden gereden. Woon-werkkilometers gelden daarbij als zakelijke kilometers.
• Als een verbod op het privégebruik van de bestelauto is ingesteld. Daarvoor moet wel worden voldaan aan een aantal voorwaarden, zoals de schriftelijke vastlegging van de afspraak.
• Als het gebruik van de bestelauto buiten werktijd feitelijk niet mogelijk is. Te denken valt aan de situatie dat de bestelauto na werktijd achterblijft op het parkeerterrein van de werkgever.
• Als twee of meer werknemers door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruikmaken van dezelfde bestelauto. Voorwaarde is dan wel dat de werkgever de eindheffing toepast. In dat geval wordt een vast bedrag van € 300 per bestelauto per jaar geheven van de werkgever. Het bijhouden van een rittenregistratie is dan niet vereist.
• Als een werkgever en werknemer een verklaring 'Uitsluitend zakelijk gebruik' ondertekenen. Hiermee verklaren werkgever en werknemer – of de ondernemer indien sprake is van ondernemerschap – dat de bestelauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt. Gedurende de periode dat een dergelijke verklaring is afgegeven, is een rittenregistratie niet langer noodzakelijk. Controle op de naleving van de verklaring geschiedt met behulp van ambulant toezicht, bijvoorbeeld via camera’s langs de weg. Indien geen verklaring is afgegeven en geen gebruik wordt gemaakt van de andere mogelijkheden om de bijtelling te voorkomen, zal bijtelling volgens de normale regels plaatsvinden. Zodoende biedt de verklaring een alternatief waarmee de rittenregistratie kan worden voorkomen.

Bijtelling in de loonbelasting

De wet- en regelgeving over de auto van de zaak is de afgelopen jaren meerdere malen gewijzigd. Het betrekken van de bijtelling in de loonbelasting sinds 1 januari 2006 is de laatste relevante wijziging. Hierbij is vooral het onderscheid tussen de bestelauto en de normale auto van de zaak van belang. Bij de bestelauto kan door een verbod op privégebruik de voorheen noodzakelijke rittenadministratie voorkomen worden. De vereenvoudigde regelgeving met betrekking tot de bestelauto’s levert de bouwbedrijven een forse administratieve lastenverlichting op. Een voorstel om de bestelauto in zijn geheel buiten de bijtelling te krijgen, is door de Staatssecretaris van Financiën niet overgenomen.

Het voordeel dat de werknemer heeft van het privégebruik van een personen- of bestelauto die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld, is sinds 1 januari 2006 in de loonbelasting betrokken. Hierbij moet een onderscheid gemaakt worden tussen de auto van de zaak met een grijs of geel kenteken.

Auto's met een geel kenteken

Werknemers die met een auto van de zaak > 500 km privé rijden, krijgen een bijtelling van 25% van de cataloguswaarde. Dit wordt aangemerkt als loon voor de loonbelasting en premies volksverzekeringen. De werknemer die voorafgaand aan elk kalenderjaar aangeeft < 500 km privé te rijden, kan bij de Belastingdienst een beschikking aanvragen van niet-privégebruik. Deze beschikking moet hij aan de werkgever overhandigen. De werkgever zal dan geen fiscale bijtelling hanteren. De werknemer moet wel een sluitende rittenadministratie bijhouden. Het risico van naheffing en boete ligt bij de werknemer en niet bij de werkgever.

Auto's met een grijs kenteken

Bij het grijs kenteken wordt een onderscheid gemaakt naar:

• bestelauto’s die niet buiten de werktijd privé gebruikt kunnen worden,
• bestelauto’s waar privégebruik door de werkgever verboden is en
• bestelauto’s waarvoor dit niet het geval is.

Als er sprake is van een verbod op privégebruik of privégebruik niet mogelijk is, hoeft er geen bijtelling plaats te vinden. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de auto na werktijd op het bedrijf blijft staan. Ook hoeft de werknemer geen rittenadministratie bij te houden. Voor de bestelauto’s waarvoor geen verbod op privégebruik is afgesproken, geldt hetzelfde als voor de gele kentekens. Dit geldt niet als de bestelauto door meerdere chauffeurs wordt gebruikt (doorlopend wisselend gebruik). Voor de bestelauto’s met meer dan 1 chauffeur bestaat er een afkoopmogelijkheid via de eindheffing.

Zorg voor actuele gegevens

Voor de administratie is het van belang om over de meest actuele gegevens te beschikken. Dit omdat maandelijks de bijtelling in de loonverwerking meegenomen moet worden. Als een werknemer van auto wisselt, heeft dit een effect op de bijtelling. Het maakt daarbij niet uit wat de reden voor de wisseling is. Er vindt geen bijtelling plaats als werkgever:

• privégebruik verbiedt,
• het verbod op privégebruik schriftelijk vastlegt en dit in de loonadministratie bewaart,
• voldoende toezicht houdt op de naleving en een passende sanctie oplegt als het verbod wordt overtreden.

Voldoe je aan deze voorwaarden dan vervalt de eis van een sluitende rittenadministratie.

Meer informatie

Bekijk de website van de Belastingdienst