Met DICO naar een bijna ‘onbemande’ administratie

Uitvoerders op de bouwplaats ontlasten

"Wij wilden onze uitvoerders op de bouwplaats administratief zoveel mogelijk ontlasten", zegt Ron Smit, financieel manager bij PHB. "Uitvoerders willen dat de bouw goed verloopt en zo min mogelijk administratief 'geneuzel’. Ons zusterbedrijf Lithos was al begonnen met het automatiseren van hun administratie, daar zijn we op aangehaakt. We zijn bij één vestiging begonnen met het digitaal verwerken van facturen, nu kunnen meerdere vestigingen dat. Wanneer dit goed werkt bij alle vier de vestigingen, gaan we aan de slag met andere DICO berichten, bijvoorbeeld om digitaal te bestellen."

Digitale facturen van leverancier Leeuwbouw

"Een aantal jaren geleden stelden we ons bij Lithos de vraag ‘hoe kan het dat er zelfsturende auto’s rondrijden, maar dat we als bouwbedrijven een factuur nog altijd handmatig verwerken?’", zegt Albert Kooistra, financieel directeur bij Lithos. "Twintig jaar geleden was ik betrokken bij werkgroepjes voor digitale communicatie, dat kwam destijds mondjesmaat van de grond. Ik was dan ook sceptisch toen Cohub ons aanbood dat ze al onze facturen konden digitaliseren door de DICO standaard te gebruiken. Tot mijn verbazing hadden ze binnen twee weken de eerste aansluiting met Leeuwbouw, één van onze belangrijkste leveranciers, geregeld. Nu ontvangen we de facturen van al onze leveranciers digitaal in ons ERP-systeem."

Onbemande administratie

Tegenwoordig ontvangen ze bij Lithos dus de facturen van twintig leveranciers via de DICO standaard, met als resultaat een zo goed als ‘onbemande’ administratie. "We hebben nu 0,9 FTE administratief personeel op een omzet van 90 miljoen euro", zegt Kooistra. "Vroeger hadden we minstens vier personen nodig om al die facturen te verwerken. Toen zat er ook veel tijd tussen de bestelling, de levering van goederen en de ontvangst van de factuur. Nu gaat dat sneller, de factuur is vaak al binnen vóór de bestelling."

Minder fouten en grotere marges

PHB doet veel onderhoud en restauratie van gebouwen. Smit: "Wij hebben veel kleine werkbonnen, bijvoorbeeld voor een barst in een ruit of een nieuw slot in de deur. Dat betekent een grote hoeveelheid uitgaande facturen. Ook onze collega’s willen zo min mogelijk administratief werk. Door het systeem volledig te digitaliseren, hebben we nu een minimaal aantal administratieve FTE’s in verhouding met onze omzet en het aantal vestigingen. De mensen die eerst druk waren met het verzenden van alle facturen, hebben nu tijd voor het controleren van zaken of voor marketing. Er gaat minder fout en we behalen grotere marges. Dat was precies ons doel met de investeringen in automatisering."

Klein beginnen

Een nieuwe manier van werken kan uitdagend zijn. De tip van Kooistra aan andere bouwbedrijven is om klein te beginnen. "Wij begonnen met één leverancier van bouwmaterialen, bij één project. Zodra collega’s merken hoe handig het is om alle factuurdata meteen digitaal te ontvangen, gaan ze vanzelf vragen of ze ook op deze manier kunnen werken met andere leveranciers en bij andere projecten. Verder is het belangrijk dat degene die het project trekt, vaak de financieel verantwoordelijke, zelf gemotiveerd is om met automatisering aan de slag te gaan."